Idea Fontana

Így dolgozunk mi...

...a teljesség felé vezető út...

1. lépcső: a brief (vagy más néven: feladatleírás)

amelyben partnerünk elmondja az elképzeléseit, elvárásait, a rendezvény kívánatos paramétereiről.
Ez nem egyoldalu kommunkikáció, hanem mindkét fél felteszi kérdéseit.
Az Idea Fontana Party Service csoportunk felkészülten megy ki partnereihez, megfogalmazva kérdéseit, hogy azzal időt és energiát takarítson meg ügyfeleinek.

2. lépcső: a rebrief

A személyes megbeszélés után a brief-ben, illetve az emlékeztetők során rögzített, megoldandó feladatokat pontosan, írásban megfogalmazva juttatjuk vissza ügyfeleink részére.
Ezen forma, mindkét fél érdekét szolgálja, hogy fontos információk a későbbi tervezési szakaszban ne maradjanak el, az ügynökség pedig biztos lehet abban, hogy a rá váró feladatokat jól megértette, értelmezte, tehát maximálisan eleget tud tenni az elvárásoknak.
A memo (vagy más néven emlékeztető) minden egyes megbeszélési fázisban elkészül, így folyamatosan figyelmet fordítunk a felmerülő kérések, észrevételek vagy épp megbeszélés módosítások visszakereshető, iktatószám szerinti módon történő dokumentálására.

3. lépcső: az agytájfun

A feladat pontos ismerete elindítja az ötletforrás csoport agyműködését. Kreatív munkatársaink és szakértőink olyan csapatot alkotnak, amelyben a résztvevők tehetsége és tudása egymást inspirálja.
A kreatív csoportmunka (azaz a brain-storming) során néha olyan ötletek segítenek rátalálni a helyes útra, amelyek amúgy a megvalósíthatóság határát súrolják…
A vihar mindaddig tart, míg csapatunk meg nem találja azt az ötletet, illetve az ötlet megvalósítási lehetőségeit, amellyel megbízónk rendezvényét egyedivé és különlegessé tudjuk tenni.

4. lépcső: a prezentáció – vagyis „idea” ötlet bemutatás

A prezentációnk elején a kreatív ötletet vázoljuk partnereinknek – vagyis azt az ötletet, amelyre a rendezvényt felépítjük, s amelytől a „mással össze nem hasonlítható”-ság élményét várjuk.
Az alapötlet bemutatása és elfogadása után történik a rendezvény tényleges megvalósíthatóságának bemutatása – amikor is az elképzelt rendezvény minden eleméről részletes, pontos bemutatást adunk: helyszínről, dekorációról, cateringről, fény- és hangtechnikáról, műsorról, bármi egyébről.

5. lépcső: a költség kialakítása, mely által nem kiadásként könyvelheti el partnerünk a rendezvényt, mert hosszútávon bevétel fog termelni

A rendezvényt ismertető prezentációt követően olyan költségvetést nyújtunk át ügyfeleinknek, amely igény szerint, a megvalósíthatóság keretein belül szabadon módosítható.
Minden, az Idea csoport által készített költségterv tételes árajánlat – azaz minden önálló tételt árral együtt szerepeltetünk. Amennyiben az lehetséges, az alapajánlatra párhuzamosan több változatot is kidolgozunk, illetve az alapajánlaton felül különböző árkategóriájú opciókat is felkínálunk. Így megbízónk a saját igényeihez, illetve erőforrásaihoz igazodva választhat az egyes rendezvényelemek és modulok felhasználása között.

6. lépcső: erőforrás-allokáció a függetlenség jegyében

Az Idea csoport nem tartozik egyetlen helyszín, vagy épp cateringkonyha érdekeltségébe sem, és nem függ egyetle partnerétől sem, vagy alvállalkozója irányába sem.
Nincsenek tehát olyan üzleti szándékaink, hogy a rendezvényeket egy bizonyos helyszínre, egy bizonyos menüvel, egy bizonyos technikával vagy épp hostess körrel "erőszakoljuk rá az ügyfélre".
Nálunk elsődleges szempont a megbízó által megfogalmazott cél megvalósítása, mi ehhez keressük meg a tökéletes helyszínt, a tökéletes étel- és italsorral, és mindazokkal a rendezvényelemekkel, amelyek egyértelműen az ügyfél által megfogalmazott célok elérését szolgálják.
Úgy véljük, az elkészített ajánlatunk minden egyes része csak egy eszköz, így a rendezvény sikerét csakis ezen eszközök harmonikus összhangja eredményezi.

7. lépcső: ár, határidő, minőség, biztonság…

Az Ár, Határidő, Minőség iránti elkötelezettségünk munkánk egész folyamata során lankadatlan – a tervezés első percétől az ideavizsgálat utolsó pillanatáig. Külön Biztonsági főnök felügyeli a teljes rendezvéynt, hogy minden biztonsági előírásnak megfeleljünk, amit az Európai Únió és a Magyar Jogszabály előír. Számunkra nem az a döntő, ha bekövetkezik a baj egy rendezvényen, hogy vállaljuk afelelőséget, hanem hogy be sem következzen a baj. Ennek érdekében csak úgy vállaljuk be a rendezvényeinket, ha minden szakhatüósági engedélyezést: önkormányzat, rendőrség, katasztrófavédelem, mentők felé mi intézünk.
Mindezen elvek következetes és kérlelhetetlen betartása az, amely egyedülállóan megbízhatóvá teszi az Idea csoport munkáját – a rendezvény lebonyolítását pedig élményszerűen biztonságossá.
Az Idea csoportunk csak és kizárólag olyan alvállalkozóval dolgozik, amelyről tökéletesen megbízható és pontos információkkal rendelkezik - ezeket az információkat pedig személyesen szerzi be.
Az alvállalkozónak jogi és pénzügyi szempontból feddhetetlennek kell lennie, szolgáltatásának pedig kifogástalan színvonalúnak. A rendezvény csoportunk csak olyan helyszínen szervez rendezvényt, amelyet előtte technikai és egyéb szempontok szerint munkatársai személyesen felmértek, megvizsgáltak és kipróbáltak.

8. lépcső: a rendezvény.... rendezvény....

Az Idea csoport minden ajánlatába beilleszti azt a rendkívül sokféle, egyenként is nélkülözhetetlen tételt, amelyek létfontosságúak az adott rendezvény sikeres lebonyolításához.
Mindezek ellenére azonban még a legjobban előkészített rendezvényen is előfordulhatnak olyan váratlan helyzetek, amelyeket ott helyben, késedelem nélkül kell megoldani.
Mi ezekre tudatosan készülünk, ezért szolgáltatásaink között szerepel egy díjmentes (alap) készültségi csomag, amelyet minden rendezvényen külön kérés nélkül nyújtunk partnereinek.

9. lépcső: a rendezvény után

Minden Idea Fontana Party Service rendezvény után a megrendelővel közösen olyan hatékonysági elemzést és átfogó rendezvényértékelést készítünk, amelyből egyértelműen kiderül mindenki számára, hogy a rendezvény elérte-e kitűzött céljait, vagyis hogy valóban megtérülő befektetésként könyvelhetjük azt el.

A rendezvény összes eleméről tételesen kikérjük megrendelőnk véleményét, ezzel is elősegítve jövőbeli -közös- munkáink sikerét.